Disponibilizar a política

A Política da organização deve estar disponível de várias maneiras e “o auditor deve garantir que os colaboradores de todos os níveis da organização, estejam conscientes da política ambiental e que as questões nela estabelecidas são compreendidas, implementadas e mantidas”. Seguindo este princípio, a política deveria ser apresentada em pôsteres por toda a área interna e até mesmo externa da empresa, ser fixada em cartazes e crachás dos funcionários, em meio eletrônico tal como o website da organização, em sistemas internos como a intranet da empresa, divulgada em relatórios ou exposta em locais públicos para todos os atuantes em nome desta, sendo terceiros, colaboradores, trabalhadores prestadores de serviços temporários e outras formas de auxílio que a unidade disponha.

A política é o norte para todo e qualquer navegador

A política deve ser a base do sistema de gestão da empresa certificada, se comparado o Sistema a uma bússola a política sempre será o norte para todo e qualquer navegador, em outras palavras, ela é que vai te indicar os aspectos ambientais relevantes (significativos) por onde deve ser buscada a melhoria contínua.

Sendo a melhoria contínua direcionada pela política da organização, o papel do auditor é buscar evidências que comprovem as melhorias alcançadas no Sistema e cabe a organização demonstrar estas evidências, através de um desempenho positivo.

Quando se planeja uma política deve se atentar aos pilares de obrigatoriedade dentro da política, a alta administração deve definir e assegurar que, dentro do seu escopo, a política... do SGA;

- seja apropriada a natureza, escala e impactos ambientais (devem ser incluídos os aspectos mais significativos levantados) de suas atividades, produtos e serviços,

- inclua um comprometimento com a melhoria contínua e com a prevenção da poluição,

- inclua um comprometimento em atender aos requisitos legais (todas as leis relacionadas aos aspectos significativos levantados) aplicáveis e outros requisitos subscritos (cliente, produto)...

A política... do SGQ;

- seja apropriada ao propósito da organização,

- inclua um comprometimento no atendimento aos requisitos e da melhoria contínua da eficácia do SGQ,

- forneça uma estrutura para estabelecer e analisar criticamente os objetivos da qualidade...

A política... do SGSST;

- seja apropriada à natureza e escala dos riscos de SST da organização,

- inclua um comprometimento com a prevenção de lesões e doenças e com a melhoria continua da gestão da SST e do desempenho da SST,

- inclua um comprometimento em atender, pelo menos, aos requisitos legais aplicáveis e a outros requisitos subscritos pela organização que se relacionem a seus perigos de SST.

Durante uma auditoria do sistema de gestão o auditor pode emitir uma Solicitação de Ação Corretiva Maior caso a política não seja claramente interpretada nos tópicos que a empresa considerou publicamente (aquilo que é dito pela empresa) e não possua os pilares obrigatórios das políticas, nos respectivos sistemas de gestão.

Fonte: ABNT NBR ISO 9001, 14001 e 18001.

Fases e etapas da auditoria

*Fase1: avaliar o conteúdo da documentação do SGA com relação as normas aplicáveis, isto é, o que os documentos (manuais e procedimentos) dizem que acontece devem ser examinados antes da realização da auditoria para verificar sua adequação aos elementos.

*Fase2: Auditar as operações para assegurar que elas estão sendo executadas de acordo com a documentação, isto é, verificar se na prática aquilo que é realmente dito é realmente feito.

Etapas 5: planejamento, preparação, execução, relatório e acompanhamento.

Auditoria de certificação

• 1º Pré-auditoria (relacionada ao planejamento): consiste em planejar e alocar recursos para a análise crítica da documentação posterior, fornecer informações ao cliente e verifica o grau de preparação da empresa para a auditoria de certificação. Nesta primeira etapa os itens acordados pelas partes interessadas são; objetivos, critérios, equipe auditora, escopo que será auditado, duração da auditoria e arranjos (transporte, hospedagem e alimentação).
• 2º Análise crítica da documentação (relacionado à preparação): deve ser avaliado especificamente o conteúdo da documentação da empresa (manual, procedimentos e licenças) para verificar se há conformidade ou não, dentro do SGA, com os critérios de auditoria.
• 2º Preparação do plano de auditoria (relacionado à preparação): dentre todo o conteúdo de um plano de auditoria, cito alguns itens que devem fazer parte do plano definido pelo auditor, como exemplo; lista de verificação, objetivos e escopo, critérios e documentos, datas e locais da auditoria de campo, tempo e duração esperado.
• 3º Realização da auditoria: a fase prática da auditoria se inicia, todas as informações possíveis e verificáveis devem ser coletadas de várias fontes como entrevistas, observações das atividades/ambiente, documentos, registros, relatórios, etc., e podem ser consideradas como evidências de auditoria. E as evidências coletadas pelo auditor serão confrontadas com os critérios de auditoria (Normas, documentação da organização, requisitos legais e outros), e de acordo com estes parâmetros, são determinadas as constatações para definir a conformidade ou não conformidade do Sistema.
• 4º Relatório da auditoria: o relatório formal e escrito deve ir direto ao ponto, o principal de um relatório é dizer a descrição das não conformidades encontradas, mas não somente isso, este documento deve conter outros itens como; identificação dos auditores, escopo e objetivos da auditoria, datas, referências aos documentos base (normas e procedimentos) e a eficiência do SGA. No relatório é informado a Solicitação de Ação Corretiva e o plano de ação corretiva referente às não conformidades encontradas.
• 5º Acompanhamento: a administração da empresa elimina a não conformidade, investiga suas causas, determina e implementa a ação corretiva, o auditor acompanha todo o processo e no prazo determinado por ambas as partes verifica a efetividade da ação implementada e fecha a não conformidade.